出張を命じられたときは
出張は旅行ではない
出張を命じられて浮き足立つこともあるでしょう。
でも、出張と旅行は似て非なるもの。
まずは今回の出張目的をよく吟味しましょう。
じゅうぶんな下調べが必要となってくるはずです。
- 訪問する会社の情報
- 面談相手の人物情報
- 行動予定計画の立案
などです。
同時に、出張経費の申請・受領も済ませます。
準備は怠りなくすみやかに
行動予定にそって、乗り物や宿泊先の予約手配、携帯する持ち物など、
こまごまとしたことがかなりあります。
出張時の持参品
- 洗面用具・化粧道具（宿泊先にないものを用意）
- 衣類（出張期間に合わせて用意）
- 常備薬（用心に飲酒後の胃薬も）
- 予備の現金（カードが使えないときに）
- その他、必要に応じて
出張中の留意点
現地での商談、場合によっては夜の接待もあるでしょうし、
慣れない土地での移動にも神経を使うことでしょう。
ただ、いくら現地にいても会社のことを忘れるわけにはいきません。
こまめに連絡を入れ、これまでの状況のホウレンソウをしっかりします。
さらに自分あての電話や用件が入っていないかも毎日必ずチェックしましょう。
ケース別の留意点
●日帰り出張
直行・直帰になる場合もありますので、朝は電車等に乗る前、帰りは現地から会社に連絡を入れます。
●国内出張
旅行者ではありませんから、仕事を前にして列車内で飲酒をするなどもってのほかです。
移動中も資料を読むなど有効活用しましょう。
●海外出張
飛行機の長旅は疲れますし、退屈です。だからといって、隣り合わせた乗客にむやみに
話しかけるなど、迷惑がられるような行為は慎みましょう。
帰社後も出張は終わらない
さて、会社へのお土産も買ってきて帰社後はほっと一息といったところでしょう。
でも、出張はこれで完結したわけではありません。
出張精算を済ませたあとでも、出張報告書の作成が待っています。
出張の成果(結果)から簡潔に述べはじめ、問題点の指摘、今後の見通しと
考えられる対策などを記していきます。
最後に、自分なりの私見や提案があれば記入するといいでしょう。
なお、会社で所定の書式を用意している場合には、それに従います。
礼状を書く
出張先でお世話になった人には、ひと言お礼の連絡を入れましょう。
電話やEメールという手段もありますが、手書きのハガキが一番効果があります。
下例のような短い文面でかまいません。
要は気持ちを伝えることが、今後へとつながるのです。
「前略 先般、御地に出張の際は、ひとかたならぬお世話になり、まことにありがとうございました。
お陰をもちまして、仕事も無事完了させることができました。まずは、取り急ぎお礼申し上げます。 草々」
