出張を命じられたときは
出張は旅行ではない
出張を命じられると、つい気持ちが浮き立つこともあるでしょう。けれども、出張と旅行は似ているようでまったく別物です。
まずは、今回の出張の目的をよく確認しましょう。そのうえで、しっかり下調べをしておく必要があります。調べておきたいのは、次のようなことです。
- 訪問する会社の情報
- 面談する相手の人物情報
- 現地での行動予定
あわせて、出張経費の申請と受け取りも済ませておきます。
準備は怠りなくすみやかに
行動予定に沿って、交通機関や宿泊先の予約、持ち物の用意など、細かな準備がいろいろとあります。早めに取りかかりましょう。
出張時の持ち物
- 洗面用具・化粧道具(宿泊先にないものを用意)
- 衣類(出張の日数に合わせて用意)
- 常備薬(念のため、お酒を飲んだあとの胃薬も)
- 予備の現金(カードが使えないときのために)
- その他、必要に応じて
出張中の留意点
現地では商談があり、ときには夜の接待もあるでしょう。慣れない土地での移動にも気を使うはずです。それでも、遠くにいるからといって会社のことを忘れてはいけません。
こまめに連絡を入れ、進み具合の報告・連絡・相談(ホウレンソウ)をしっかり行います。自分あての電話や用件が届いていないかも、毎日必ず確認しましょう。
ケース別の留意点
- 日帰り出張:直行・直帰になることもあります。朝は電車などに乗る前に、帰りは現地から、会社に連絡を入れます。
- 国内出張:旅行者ではないので、仕事を前に列車内でお酒を飲むなどはもってのほかです。移動中も資料を読むなど、時間を有効に使いましょう。
- 海外出張:飛行機での長旅は疲れますし、退屈でもあります。だからといって、隣の乗客にむやみに話しかけるなど、迷惑がられる行動は控えます。
帰社後も出張は終わらない
会社へのお土産も買って帰り、ようやくひと息、という気分かもしれません。ですが、出張はまだ終わっていません。経費の精算を済ませたら、出張報告書を書く仕事が待っています。
報告書は、出張の成果(結果)から簡潔に書き始めます。続けて問題点、今後の見通し、考えられる対策をまとめます。
最後に、自分なりの意見や提案があれば書き添えるとよいでしょう。会社で決まった書式がある場合は、それに従います。
礼状を書く
出張先でお世話になった人には、ひと言お礼を伝えましょう。電話やメールで伝える方法もありますが、いちばん気持ちが伝わるのは手書きのはがきです。
次の例のような短い文面で十分です。大切なのは感謝の気持ちを伝えることで、それが今後のつながりを生みます。
「拝啓 先日、御地へ出張いたしました折には、ひとかたならぬお世話になり、誠にありがとうございました。おかげさまで、仕事も無事に終えることができました。まずは略儀ながら、書中にてお礼申し上げます。 敬具」