ビジネス文書の作成方法

ビジネス文書は何のためにあるのか

ビジネスは、人と人とのやりとりを積み重ねて進んでいきます。

口頭のやりとりだけでは、聞き違いや言い漏れが起こりがちです。ビジネス文書には、それを補って正確に伝える役割があります。

もうひとつの役割が記録です。あとでトラブルになったとき、「何を、いつ、どう伝えたか」を示す証拠になります。

仕事をスムーズに進めるうえで、文書は欠かせない支えだといえるでしょう。

基本は「正確に、簡潔に」

ビジネス文書は「書く」というより「作成する」ものです。作文や手紙を書くのとは、少し感覚が違います。

求められるのは、上手な文章ではありません。何よりも「正確に、簡潔に」が基本です。

具体的には、次のような心がけがあります。

• 1つの文書には1つの案件だけ(件名がとても大切)
• 書式はA4・横書きが基本
• 箇条書きを多く使い、一文を短く

文書づくりはパソコンが中心

今はどの職場にもパソコンがあり、文書も文書作成ソフトでつくるのが一般的です。

用意されたひな形を使ったり、以前の文書を手直ししたりと、とても便利です。ただし、変換ミスは起こります。日付や名前の書き換え漏れも要注意です。

仕上げたら、必ず見直しをする習慣をつけてください。

手書きが必要な場面もある

パソコンを使えば、だれでも整った文書をつくれます。それでも、あえて手書きにしたほうがよい場面があります。

お礼状やお詫び状のように、感謝や謝罪の気持ちを誠意を込めて伝えたいときです。

字が上手であればそれに越したことはありません。でも、楷書でていねいに書けば十分です。

誠意は、ていねいさで伝わるからです。また、手紙には基本の型があります。型に沿って書けば、何を書くかで悩むことも少なくなります。

社内文書と社外文書の違い

社内文書は、その名のとおり社内だけでやりとりする文書です。代表的なものに「通知書」「報告書」「稟議書」などがあります。

社外文書には、「注文書」「請求書」のような取引にともなうものと、「招待状」のように会社どうしのお付き合いを目的とするものがあります。

社内文書はウチ向け、社外文書はソト向けです。そのため、形式にもはっきりとした違いが出てきます。