書類送付の基本マナー
送付状を必ず添える
手紙などとは違って、書類や小荷物を発送するときについ忘れがちなのが「送付状」です。
中身さえ届けばいいという安易な気持ちがあるとすれば、ビジネスマン失格です。
「送付状」は受け取る側に対する礼儀であるとともに、届いた荷物の内容確認をする意味があります。
ですから、送付状には簡単な挨拶文のほかに、付物の内容を箇条書きで記しておく必要があります。
重要な書類は傷まぬ手立てを
梱包の仕方ひとつをとってもその人の人柄が出るものです。
フロッピーやCD-ROMなどのワレモノ、写真などの折れ目のつきやすいものは、
ケースや厚紙を使って保護し、梱包する必要があります。
要は受け取った側の立場になって、ていねいな荷造りを心がけることです。
利用手段と集荷期限を確認
デジタル時代とはいえ、ビジネスではさまざまな書類や荷物が行き来します。
むしろ紙の発送物は増加傾向にあるといってもいいでしょう。
日常の業務においては、どんな発送サービスが利用でき、いつまでに出せば、
相手にいつ届くかを事前に知っておくことが肝心です。
いざというときあわてないよう、郵便局や民間各社の利用メニューを把握しておきましょう。
また各社とも新メニューの開発にしのぎを削っていますから、新しいサービスの動向にも注目しましょう。
書類や荷物が、よりスピーディーに発送できる時代になってきました。
たとえば・・・
「定形小包郵便物(EXPACK(エクスパック)500)」
500円の専用封筒で全国どこでも送ることができるワンコイン小包。
切手不要、料金計算不要、ポストに投函。そんな手軽さが評判を呼んでいます。
もちろんこれは、郵便局のサービスメニューのひとつ。
その他、郵便局では、
差出日の翌日午前10時までに届ける「翌朝10時郵便(モーニンング10)」
差し出されたその日に届け、電話一本で集荷もする「新特急郵便」
などもメニューに加えています。
民間においても、おなじみのトラック宅配便に加え、バイクや自転車による即日配達サービスなども出てきています。
なお、国内だけではなく、海外への航空便もより便利になり、郵便局をはじめ各宅配会社などがサービスを競い合っています。ただ、海外への荷物は、国・地域での利用制限、税関等の問題があるため、利用にあたっては事前によく調べる必要があります。
いずれもホームページなどで検索し、確認するといいでしょう。
