書類送付の基本マナー

送付状は必ず添える

書類や小さな荷物を送るとき、手紙と違ってつい忘れがちなのが「送付状」です。「中身さえ届けばいい」という気持ちがあるなら、社会人として失格です。

送付状は、受け取る相手への礼儀です。同時に、届いた荷物の中身を確かめてもらうためのものでもあります。

そのため送付状には、簡単なあいさつ文に加えて、同封したものを箇条書きで書いておく必要があります。

大切な書類は傷まない工夫を

梱包のしかたひとつにも、その人の人柄が表れます。

USBメモリやディスクなどの壊れやすいもの、写真のように折れ目がつきやすいものは、ケースや厚紙で守ってから梱包してください。

大事なのは、受け取る側の立場に立って、ていねいに荷造りをすることです。

使える手段と締め切り時間を確かめる

デジタルの時代になっても、ビジネスではさまざまな書類や荷物がやりとりされます。紙の書類や荷物を送る機会は、今もなくなってはいません。

日ごろの仕事では、どんな発送サービスが使えるのかを知っておくことが大切です。いつまでに出せば相手にいつ届くのかも、前もって確かめておきましょう。

いざというときにあわてないよう、郵便局や民間各社のサービス内容を把握しておいてください。各社とも新しいサービスづくりを競っているので、その動きにも目を向けておくと役立ちます。