あなどれない名刺交換術
名刺交換の意義と礼儀
名刺とは自分の分身です。
初対面の人に自分の分身を差し出すところからビジネスはスタートを切るのです。
ですから、名刺は専用の名刺入れにきちんと入れ、
汚れていたり折り曲がっているようなものを渡してはいけません。
あなた自身が雑な人間のような印象を与えてしまいます。
名刺交換の順番は、目下のものから先に差し出すのが礼儀です。
また、自分が訪間者の場合には、相手が年少者であっても、先に出すのが礼儀となります。
相手が複数いる場合には、役職の高い人から順に渡します。
また、上司と同行している場合には上司を立て、先に名刺交換をしてもらいましょう。
名刺を差し出すとき、受け取るときのマナーは以下の通りです。
注意点がいくつかありますので、気をつけてください。
名刺を差し出すときのマナー
①上着のポケットから名刺入れを取り出し、手元に準備する。
※椅子に座って相手を待っていた場合には、必ず立ち上がってから名刺を取り出すこと。
②テーブルを挟んで立っている場合は、脇に出て回り込み、相手の正面に立つのが原則。
※人数が多くて、身動きが取れない場合や急いでいる場合などは、
「すみません、こちらから失礼します」 と言って断りを入れる。
③名刺は両手を使って胸の高さに持ち、会釈をしながら指し出す。
※相手に先に出されてしまったときは、「申し遅れましたが」とひと言添えながら
自分の名刺を差し出す。
④「○○会社の○○」と名乗りつつ、自分の名前を相手に読めるように向けて差し出す。
※名前は名字だけでかまわないが、ゆっくり強調する感じで名乗るのがいい。
名刺を受け取るときのマナー
①会釈をしながら「頂戴します」と述べつつ、必ず両手で受け取る。
その際、名刺を丁重に押しいただくようにする。
※片手で受け取るのはぞんざいで、マナー違反。
②もらった名刺に目を落してから、相手の目を見ながら「○○様ですね」と
相手の名前を復唱して記憶する。
※読めない漢字のときは、「失礼ですが、何とお読みすればよろしいのでしょうか」と確認する。
これは、失礼にはあたらない。
名刺交換も終え、着席したら、いただいた名刺を手元に置きます。
何人かいる場合は、座っている位置に応じてテーブル上に並べるとわかりやすいでしょう。
注意したいのは、いただいた名刺にその場でメモを書き込むこと。これは大変、失礼です。
また、いわずもがなのことですが、いただいた名刺を忘れて帰るなどはもっての他です。
相手にとっても名刺は、大事な分身なのですから。
紹介役をつとめる場合の注意
上司を取引先の人にはじめて引き合わせるときは、
まず先に自分の上司を紹介させてもらいます。
このとき、自分の上司を「○○部長」と「名前＋役職」の形で呼んではいけません。
「こちらがわたくしどもの部長の○○です」という言い方をします。
呼び捨てになるわけです。
上司を紹介したあとで、今度は取引先の相手を自分の上司に紹介します。
このときは「こちらが、いつもお世話になっている□□部長でいらっしゃいます」と、
「名前＋役職」の正式な形で呼んで紹介します。
初対面どうしの紹介役 だれから先に紹介する？
日頃の取引先に上司を引き合わせる場合
１．自分の上司から先に紹介
「ご紹介させていただきます。こちらがわたしどもの部長の○○です」
※注意！自社の人間は身内にあたるので、呼び捨てにする。「わたしどもの○○部長です」はＮＧ
２．次に取引先の相手を上司こ紹介
「部長、こちらがいつもお世話になっている、□□部長です」
原則として、自分に近い側の人間から先に紹介を済ませる
「社内の人」を先に紹介してから「社外の人」を
↓
「目下・年下」の人を先に紹介してから「目上・年上の人」を
↓
「身内・家族」を先に紹介してから「身内以外の人」を
↓
「親しい間柄の人」を先に紹介してから「面識の少ない人」を
こんな名刺の使い方も
名刺は直接、相手に手渡すものですが、その他、こんな使い方もします。
①パーティーに出席した場合には、胸の名札として使う
②他社を訪問し、相手が不在であった場合、自分の名刺を置いて帰る
この場合、名刺の上に「近くまで来たものですから、お寄りしたのですが…」と、何かメッセージ
書き添えるのもいいでしょう
③初対面の人から資料送付を依頼された場合、中に名刺を挟んでおく
などの使い方があります。
自分の名刺の管理心得
社外で名刺交換をしている最中、予想外に相手が多く、途中で名刺切れというアクシデントに
みまわれるときがあります。
外出の前には、名刺の補充が必要かどうか、いつも確認する習慣をつけましょう。
ストックが残り少なくなってきたときは、総務に早めに発注を。
さらにこんなときに備え、定期券や財布にも予備の名刺を入れておくことをおすすめします。
また、パーティーや展示会への外出など、名刺が大量に必要なときがあります。
こういうときは多めに持参しましょう。
最近では顔写真つきの名刺もよく見かけるようになりました。
でも、ほとんどは文字だけのもの。名刺ファイルにしまう前に、会った日付とともに相手の特徴を何かメモしておくといいでしょう。
「目が鋭く、手ごわそう」など、あなたが感じた強い印象などを記しておくといいでしょう。
ただし、受け取ったとき当人の前では行わないように。
また、一度に多勢の人と名刺交換をすると、あとで名前と顔が一致せず、困ってしまうことがあります。
記憶がまだ残っているうちに相手の特徴をメモしてしまいましょう。
