社内文書は効率を優先
社内文書の留意点
社内文書にはさまざまな名称がついていますが、基本は上から下へ、
または下から上へと流れるコミュニケーションを文書化したものです。
会社によっては、文書のフォーマットを決めている場合もありますから、
その書式例が配布されるでしょう。
もっとも代表的なものとして、まず「会議通知」の書式例を下図に挙げてみました。
記載事項は①～⑨のようになるのが一般的です。
「必要にして簡潔」であることがよくわかると思います。
ポイントは、⑤の件名と⑥の主文を短く明確に、⑦の3の議題は必要項目を箇条書きにすることです。
⑧の文書の結びは「以上」で締めます。
なお、①の文書番号はつけない場合も多いので、社内の慣例に従いましょう。
①文書番号
②発行年月日
③あて名
④発信者名
⑤件名
⑥主文
⑦記事き
⑧結び
⑨担当者名・問い合わせ先
主な社内文書の種類
通知書：社内の伝達事項を関係者全員に通知
通達文：社で決めた重要な指示・命令を通達
報告書：日報・月報をはじめ、各種報告書がある
稟議書：上司等に案件の伺いを立てるための書式
照会書：部門間で交わされる問い合わせ事項等
始末書：事故・不始末の顛末を記した、詫び文書
企画書：仕事に伴う企画を立案し、提案するもの
稟議書を作成する
「稟議」とは難しい字を書きますが、その意味は
「会議を開かず文書で関係者の承認を得る」ことです。
ですから会社によっては、ストレートに「伺い書」とか、
単純に「起案書」と呼んでいるところもあります。
そしてその多くは、会社で定めたフォーマットがありますから、
その事例などをよく見て参考にするといいでしょう。
また、自分のほうからビジネスを動かしていく場合に使いますので、
「稟議」といういかめしい名前に気後れせず、効果的な使い方に習熟しましょう。
企画書を作成する
稟議書と同様、企画書は下から上に対してなんらかの提案を行うものです。
その大きな違いは、決まったフォーマットがなく、各個人のオリジナリティにゆだねられていることです。
したがって、その自由度の高さから社内文書の中では最も難しいものともいえます。
企画書のポイントはふたつあって、まずは企画の内容・アイデアが優れていること。
次に大事なことは書き方の形式です。
最近では図解も多用され、いかにコンパクトにわかりやすく表現できるかが問われています。
