会議に参加する心がまえ

会議の種類

会議には、必ず目的があります。大きく分けると、「情報を伝える」ための会議と、「問題を解決する」ための会議の2種類です。

これまでに経験した「会社説明会」や「新人研修」は、前者の情報を伝えるための会議でした。一方、後者は、出席者がアイデアを出し合い、何かの問題を解決するために開かれます。

ここでは、後者の会議にしぼって説明していきます。

会議の準備を任されたら

打ち合わせやミーティングと呼ばれる会議の多くは、同じ部署の中で行う小さなものです。それほど大がかりな準備はいらない場合がほとんどでしょう。

ここでは、いくつもの部署が集まる、比較的大きな本格的な会議を想定してみます。あなたは主催者の指示を受けて、まず会議室を押さえる必要があります。

会議室の空き状況を見て候補の日時をいくつか挙げ、関係する部署とスケジュールを調整します。日時と場所が決まったら、正式な会議の案内を作って参加予定者に送り、出欠も確認します。

会議に必要な資料があれば、当日までに用意しておきます。当日は、次のように会議室の準備に取りかかります。

• 会議室が掃除されているかを確認する
• ホワイトボード、ボード消し、マーカーがそろっているか確認する
• プロジェクターなどを使う場合は、照明やカーテンを調整し、映り具合を試しておく
• 参加人数分のテーブルといすを用意する(少し多めがよい)
• お茶などの飲み物がいるかを主催者に確認し、必要なら用意する
• 配る資料をテーブルの上に並べておく

このように、事前の準備には細かな作業がいろいろあります。

抜けやもれがないよう、念入りに準備しましょう。また、会議には席順のマナーがあることも覚えておいてください。

机の並べ方が違っても、出入り口から遠い席が上座、近い席ほど下座です。議長を中心に、役職の高い人から順に奥の席に座ります。

コの字型

対面型

円卓型

時間を無駄にしないため、会議は時間厳守が鉄則です。開始5分前には、筆記用具を用意して席に着いておきましょう。

事前に資料が配られていたら、じっくり目を通しておきます。会議の目的やテーマをつかみ、問題意識を持って臨むことが大切です。ただ座って眺めているだけの人になってはいけません。

そのためにも、テーマについて自分なりの考えをまとめたり、補足の資料を用意したりしておきたいものです。これで準備は完了。いよいよ会議の中身に入ります。

会議の流れとルールを知っておこう

会議は、司会役である議長の進行に従って進みます。その間、あくびをしたり、ほおづえをついたりするのは禁物です。私語も慎み、人の話や発言をしっかり聞きましょう。

会議中に席を立つのも、場の緊張感をくずすので控えます。どうしても退席するときは、発言がひと区切りついたところで議長にひと言断ってから席を立つのがマナーです。

人の意見を聞くときは、要点をメモして、論点をはっきりつかんでおきます。発言を求められたら、論点に対して賛成か反対かをはっきり言えることが大事です。どっちつかずのあいまいな答えでは意味がありません。

自分から意見や質問があるときは、「少しよろしいでしょうか」と議長に断るか、手を挙げるかして、指名されてから話すのがルールです。

発言は結論から先に言い、そのあとで理由や根拠を手短に補います。「申し上げたいことが3点あります」と最初に伝えておくと、ほかの参加者もそのつもりで聞けます。

また、新人のうちはあまりないでしょうが、人が話している途中に割り込むのはマナー違反です。議論が熱くなって、つい感情的になるのも大人げないもの。反論するときも、落ち着きを失わないようにしましょう。

会議は新人にとってよい勉強の場

会議に出ていると、業界の中で自社がどんな立場にあるのか、また自社の雰囲気や社風がどんなものなのかが、だんだん見えてくるはずです。

もうひとつ、会社はあなたの新鮮な感覚やアイデアに期待しています。業界の暗黙の常識を知らないからといって、おそれる必要はありません。意見を求められたら、自分なりの考えをしっかり伝えましょう。

【発言するときのマナー】

• 手を挙げ、指名されてから発言する
• 語尾まではっきり話す(もごもご言わない)
• 意見は結論から述べ、そのあとに理由や根拠を手短に添える
• テーマから外れた意見を言わない(議論が空回りする)
• 反論されても、感情的にならない
• そのほかのマナー
  • 人の話をさえぎらない
  • 人の意見の揚げ足を取ったり、特定の人を攻撃したりするのはタブー