Eメールの基本マナー
Eメールを活用する前に
Eメールは、手軽に情報が送れ、返信も簡単にできることから、
ビジネスシーンでは不可欠の通信手段になりました。
しかし、相手が一人一台のパソコン環境でない場合には、メールのチェックも大変だったりします。
また、パソコンが苦手な年輩の方が返信にとまどうこともあるでしょう。
相手や状況を考えて使う必要があります。
Eメールの書き方マナー
Eメールの定着とともに、その書き方も定着しつつあります。
簡単なあいさつ文のあとはただちに用件に入り、文書量は極力、短いものにします。
普通の紙の文章のように、一行の文字数を統一せず、字切れのいいところでどんどん改行したり、
小さなブロック単位で空白スペースを入れることで読みやすいものにしていきます。
送信前には必ず内容チェック
書き上げたからといってすぐに送信するのは待ってください。
説明を満たしつつ簡潔な内容でまとまっているか、誤字・脱字をはじめ内容表記に
間違いはないかをチェックします。
必ずといっていいほど、ミスはあるものです。
次に機密事項に触れていないかも要注意です。
メールの特性と限界を知って使うことが大切です。
Eメールの書き方マナー
件名タイトルで内容がわかるように
件名タイトルだけでおよその内容がつかめるよう、件名のつけ方には配慮を
ビジネスメールに長文は不適
開いた画面で文面の全体がぱっと目に入るくらいの分量がベスト(10行以内が目安)
段落の始めを１字下げにする必要はない
字切れで、改行を入れる
パソコン上の文字は紙と違って読みづらいもの。少しでも読みやすくなるよう、字切れのいいところで改行を入れる(行ごとの文字数を統一する必要はない)
空白スペースを頻繁に入れる
段落ごとに空白スペースを入れると読みやすい
記号や半角カタカナ、文字装飾は使わない
記号(特殊文字)やローマ数字、半角のカタカナ、文字装飾は文字化けすることがあるので、使わない
顔文字は避ける
携帯でよく使われる顔文字は、ビジネスでは避ける
最後に「署名」をつける
末尾欄に送信者の名前、連絡先を入れる
送信前にこれだけはチェック
- 必要十分条件を満たしているか
- 簡潔な内容でまとまっているか
- 誤字や脱字、数字等の表記に間違いはないか
- 機密事項に触れていないか
- 相手の名前、送信先のアドレスに間違いはないか
Eメール利用時の諸注意
●緊急の用件は避ける
Eメールの特徴は、相手がすぐ見てくれるかどうかわからないところにあります。
緊急を要する場合は、やはり電話で相手を直接つかまえましょう。
●受け取ったら返信を
相手の用件に対する返答に時間がかかる場合には、とりあえずメールを
受け取った旨の返信だけでもすぐに出しておきましょう。
より親切なのは、いつごろまでに回答できるか、今後のめどを書き添えておくことです。
●他の人のメールアドレスを不用意に教えない
添付ファイルをつけるときは
メールの本文には必要事項だけ記し、本題の詳細情報を別ファイルの状態で
送信したい場合は、添付ファイル機能がとても便利です。
その際、添付ファイルはメールとは違うソフトで作成されていますから、
受け取った相手が開けるかどうか、事前に確認する必要があります。
ソフトが同じでもバージョン違いで開けないこともありますから注意しましょう。
また、容量の重いファイルは受信まで時間がかかり迷惑になります。
保存形式を軽くしたり、圧縮するのがマナーです。
ウイルスに感染しないために
メールを使っていると、コンピュータ・ウイルスが仕込まれたメールやチェーンメールが
送られてくる危険性が常にあります。
自分のパソコンのデータが破壊されるばかりでなく、ウイルスが増殖するように
あなたのメール相手にも転送され、被害が拡大します。
そうなれば、あなたは被害者であると同時に加害者という立場にもなるわけです。
対策としてはウイルス対策ソフトを使いますが、イタチごっこのように、次から次へと新種のウイルスが
誕生するので、対策ソフトも最新の状態にアップ・デートしておく必要があります。
また、出所がよくわからないメールや添付ファイルは開かないようにします。
CCとBCCの使い分け
複数の人に同じメールを一度に送るときに使うのがCCとBCCです。
CC(カーボン・コピー)を使うと送った人全員のアドレスがメールで確認できます。
でも、だれに送ったかわからないようにしたい場合もあるでしょう。
そのときはBCCを使います。
Bはブラインドの略で「目隠し」という意味です。
社内通達にメールが活躍
Eメールは社外だけではなく、社内での連絡・通達用にも活用されるようになってきました。
会議通知や社内連絡はすべてパソコンでという会社も増えているようです。
会議通知が届いたら、取りまとめの責任者あてに、すみやかに出欠を返信しておきましょう。
あなたが責任者になった場合は、グループ登録機能を使うと便利です。
一括送信できます。
ではEメールを使って、上司に「報告・連絡・相談」をしてもいいものでしょうか。
それこそまず上司に相談です。嫌う人もいれば好む人もいるでしょう。
いきなり相談まで含めてやってしまうと、本来のコミュニケーションが成り立たなくなってしまう
ケースも出てくるでしょう。
ケース・バイ・ケースで、上司の了解のもとに利用するのがベターといえます。
