電話をかける際のマナー
話す内容を事前に整理・確認
ビジネス電話はだらだらと話さず、てきぱきと要領よく簡潔に終わらせるのが基本です。
そのためには、話す内容を事前に整理しておくことが肝心です。
必要に応じて、箇条書きのメモを準備しておき、それを見ながら電話をすると、
効率がよくなります。
また、用件が多く電話が長くかかりそうな場合には、あらかじめ「今、お時間はよろしいでしょうか」と
確認・了承を得ておくのがマナーです。
相手が出たらあいさつから
取り次ぎを経て本人が出たら、社名と名前を述べ、
「お世話になっております」とていねいにあいさつをします。
相手と面識がある場合には軽く雑談を交わし、「さっそくですが」とすみやかに本題に入ります。
用件が済んだら礼を述べ「失礼いたします」で締めくくります。
- 相手が忙しい時間帯や始業直後（朝礼をやっている会社も多い）、昼食後の昼休みは避ける
- 事前に箇条書きのメモを準備し、簡潔をこころがける
- 相手が出たら、社名と名前を名乗り、あいさつする
- 用件が長くてかかりそうな場合は、あらかじめ確認・了承を得てから本題に入る
- 用件を終えたらお礼を述べ、静かに電話を切る
【電話のかけ方の流れ】
先方のだれかが出る
「わたくし、○○社の△△と申しますが、いつもお世話になっております」
取り次ぎを依頼する
「恐れ入りますが、営業部の□□課長様をお願いしたいのですが」
※「恐れ入リますが」とクッション言葉を入れてやわらげる
相手が電話に出る
「□□課長さんでいらっしゃいますか。わたくし、○○社の△△と申します。
いつもお世話になっております。お忙しいところ大変、恐縮です」
※「いつもお世話になっております」は相手が違うのでもう一度言う
※長くかかりそうな場合には、「今、お電話で10分ほどよろしいでしょうか」と、確認・了承を得る。
実際には15分くらいかかりそうでも、15分は長いので、10分くらいと控えめに言ったほうがよい
用件を切り出す
「さっそくですが、○○の件につきまして…」
※要領よく簡潔に話を運んでいく
電話を切り上ける
「お忙しいところ、貴重なお時間を頂戴しまして、まことにありがとうございました。
では、失礼いたします」
※相手に貴重な時間を割いてもらったお礼をきちんと述べる
初対面の相手への電話のかけ方
初対面でもだれかの紹介というような場合は、きっかけもはっきりしていますし、話がしやすい
ものです。
ここではまったく紹介者のいない場合を想定してみましょう。
まず、電話をかける前に知りえる限りの相手に関する情報を集めておきます。
そのなかで、何か共通の話題になりそうな切り口がないかどうか検討します。
電話に入り、その話題を投げかけてみます。
そうして相手との距離感を少しでも縮めたあとで、こちら側の本題へと誘導していくと、
意外に話はスムーズに運びます。
