表現マナー編エントリー一覧
ビジネスでの言葉づかい
「話し上手」より「聞き上手」に社会人になったのですから学生言葉からも卒業しましょう。それには、仕事を通じた年上の人との交友関係を広げることが効果的です。昔から「話し上手は聞き上手」といわれています。話し手の気持ちがよくわかり、会話のリズムも心得ているからでしょう。たとえば、聞き上手な人は、あいづちの...
感じのいい話し方のコツ
感じのいい話し方聞いていて不快に感じる話し方は、「口調が早すぎる」「口調が遅すぎる」「のっぺりとしていて抑揚がない」など、いくつか挙げられます。逆に快適に感じるポイントは「わかりやすく」「ていねいに」「はっきり」などです。その他、自分の話の内容や声の調子はもちろん、相手の態度や表情などにも気づかうこ...
正しく使いたい敬語表現
敬語は人間関係の武器社会は大勢の人々で成り立っており、年齢差、立場の違いなど、距離感や上下関係が存在します。こうした人間関係を円滑にするためには、敬語はとても大切な武器となります。最近は、若い人に限らず敬語の乱れが指摘されています。そのなかで適切な敬語表現を使いこなせれば、必ずやあなたにも「敬意」が...
電話に出たら会社の代表
電話は数をこなして慣れるたかが電話と思いたいところですが、電話マナーの奥行きはなかなか深く、何より会社のイメージを大きく左右する窓口でもあります。新人は、電話をかけることよりも受けることのほうが多くなるでしょうが、恐れず、積極的に受話器を取って慣れ親しんでください。多く出て経験を積むことが、何より上...
電話の取り次ぎノウハウ
上手な取り次ぎ電話のマナーで最も難しいとされるのは、取り次き方です。会社は複数の人が働く組織ですから、いろいろな人あてに電話がかかってきます。それだけではなく、取り次ぎ相手が会議中や接客中、外出中など、その応対に悩むこともいろいろ出てくるでしょう。いろいろなケースに遭遇して、苦手意識から早く解放され...
伝言メモは正確・簡潔に
復唱しながら正確に聞き取る不在者への伝言は、復唱しながらメモを取っていきます。というのも、伝言の内容は当人にはわかっても、事情を知らない者にはわかりづらいことが多いからです。また日時や数量、金額などが出てきたら、要注意。数字の間違えは大きく響きます。伝言内容は今一度きれいに清書し、机に置くときはテー...
電話をかける際のマナー
話す内容を事前に整理・確認ビジネス電話はだらだらと話さず、てきぱきと要領よく簡潔に終わらせるのが基本です。そのためには、話す内容を事前に整理しておくことが肝心です。必要に応じて、箇条書きのメモを準備しておき、それを見ながら電話をすると、効率がよくなります。また、用件が多く電話が長くかかりそうな場合に...
クレーム電話の対処法
苦情を黙って冷静に聞き取る人は怒りやストレスを抱えたとき、だれかに吐き出してしまえばとりあえずスッとするものです。クレームの電話応対もこの応用です。黙って冷静に苦情内容を聞き取ることが、まず先決です。その場合、必ずメモを取り、何が問題になっているのか、整理していきましょう。聞き終わったら、とにかく一...
英語の電話を受けた場合
あわてず冷静に対処する国際化時代とはいえ、普段から英語を使い慣れていないと、いざというときあわててしまうものです。職種や業種によっては、英語環境が日常茶飯事のケースもあるでしょう。そうした場合は、日々環境に慣れていくでしょうから問題はないはずです。ここでは、そうした環境にない場合を想定し、解説します...
携帯電話の基本マナー「１」
プライベートの携帯利用は？現代人にとって携帯電話は、文字通り「携帯ツール」としてすっかり定着した感があります。しかし、オフィスにおいては公私の区別をきちんとつけなければなりません。勤務中にプライベートな電話がかかってきても、就業中の旨を伝え、昼休みか終業後に折り返すのがマナーです。どうしてもという緊...
携帯電話の基本マナー「２」
会社の携帯電話を使う場合会社側で携帯電話を貸与する例もあります。その場合、当然、勤務中も電源は常にオン。電話に出るときも会社名から先に名乗らなければいけません。固定電話とまったく同じ扱いですから、プライベートな使用はもちろん厳禁です。使用の際は、非通知設定にしておくと相手が出ない場合がありますから、...
ビジネス文書の作成方法
ビジネス文書の役割と重要性ビジネスはコミュニケーションの積み重ねによって成り立っています。ビジネス文書の役割は、口頭では不完全なコミュニケーションを正確なものにしたり、後々のトラブルを解消するために、その証拠として記録したりすることにあります。円滑なビジネスの補完手段として、きわめて重要なものだとい...
社内文書は効率を優先
社内文書の留意点社内文書にはさまざまな名称がついていますが、基本は上から下へ、または下から上へと流れるコミュニケーションを文書化したものです。会社によっては、文書のフォーマットを決めている場合もありますから、その書式例が配布されるでしょう。もっとも代表的なものとして、まず「会議通知」の書式例を下図に...
社外文書は格調を重視
社外文書は格調を重んじる言うまでもなく社外に向けて発信するということは、会社を代表し、相手に失礼のないこと、すなわち礼儀正しい文書であることが要求されます。礼儀を重んじるということは、最低限の格調を要するということで、それなりのスタイルが定型化されています。伝達のための社内文書では効率優先でしたが、...
手紙やハガキの書き方
手紙文の書き方と書体手紙の書き方は社外文書に準じ、縦書きの場合には、結語(敬具など)のあとに、日付と発信者を入れ、あて先は一番最後になります。字にあまり自信のない人でも、心を込めて、楷書でていねいに書けば問題ありません。あて名書きのコツ住所は一行目に、建物の名称が入る場合には二行目にし、下端でそろう...
書類送付の基本マナー
送付状を必ず添える手紙などとは違って、書類や小荷物を発送するときについ忘れがちなのが「送付状」です。中身さえ届けばいいという安易な気持ちがあるとすれば、ビジネスマン失格です。「送付状」は受け取る側に対する礼儀であるとともに、届いた荷物の内容確認をする意味があります。ですから、送付状には簡単な挨拶文の...
コピーの取り方のマナー
コピー機の性能を知ろう拡大・縮小はいうに及ばず、ソーター機能をはじめ写真の画質調整機能など、かなり細かい設定ができます。最近ではカラーコピー機も普及していますし、その機能をよく知って正しく使いこなしましょう。コピーカードでチェックもコピーを取る際に気をつけるべきことは、なんといっても無駄な枚数を取ら...
ファックスの基本マナー
定型の送付書を用意するファックスを送信する際、一番上の「送付書」はつきものです。会社で定型のフォーマットを用意している場合もありますし、ない場合もワープロソフトで自分用の雛形をつくってしまいましょう。後々、楽です。ファックスの注意点送付した書類が読めるかどうかがよく問題になります。二度手間にならない...
Eメールの基本マナー
Eメールを活用する前にEメールは、手軽に情報が送れ、返信も簡単にできることから、ビジネスシーンでは不可欠の通信手段になりました。しかし、相手が一人一台のパソコン環境でない場合には、メールのチェックも大変だったりします。また、パソコンが苦手な年輩の方が返信にとまどうこともあるでしょう。相手や状況を考え...
表現力豊かな自分になる
自分の考えを上手に表現する自分の思っていること、考えていることを相手に正確に伝えることは、なかなか難しいものです。ましてや、多勢の人を目の前にしたときなどは、あがってしまってその半分も伝えきれないのではないでしょうか。まず、あがる大きな要因として、失敗を恐れる気持ちがあります。自己防衛本能が働いてし...
人に好かれる自分になる
一瞬の判断で印象が決まる私たちは毎日、いろいろな人たちに出会います。そのとき、「この人は好き」「この人は嫌い」と、無意識のうちに一瞬の判断を下しているものです。好き・嫌いは極端にしても、「この人は信頼できそう」とか「どこか得体が知れない」など、評価もいろいろでしょう。しかし、初対面だけでは本当のとこ...
