ファックスの基本マナー
決まった形の送付状を用意しておく
FAX(使う職場では)で書類を送るとき、1枚目につける「送付状」は欠かせません。
会社で決まった書式を用意していることもあります。ない場合は、文書作成ソフトで自分用のひな形をつくっておきましょう。あとがずっと楽になります。
FAXで気をつけること
よく問題になるのが、送った書類が相手側できちんと読めるかどうかです。やり直しにならないよう、送る前に読みやすさを確かめてください。
送る枚数が10枚を超えるようなら、多すぎます。ほかの方法を考えたほうがよいでしょう。
最悪のミスとして、こんな例があります。仕入れ先からの仕入れ値が書かれた書類を、間違えてお客様に送ってしまったケースです。
機密性の高い書類はFAXで送らないこと。送信前に相手のFAX番号をよく確かめること。この2つを徹底してください。
送ったあとも、きちんと読めたかなどを電話で確認すると安心です。FAXは便利なようで、思わぬトラブルを招くこともあると心得ておきましょう。
FAX送信時の注意点
- 1枚目に送付状をつける
- 文字のはっきり具合や大きさなど、読みやすさを確かめる
- 地図など切り貼りしたものは、コピーしてから送る(紙づまりの原因になる)
- 大量の枚数を送らない
- 機密性のある書類は送らない
- A3など大きい用紙で送るときは、相手が受信できるかを前もって確かめる
- 相手のFAX番号を念入りに確かめてから送る
- 送ったあとは電話を入れて確認する。受け取ったときも、受け取った旨を電話で伝えるとていねい
送付状をつけずに、急いで送るとき
パソコンで送付状をつくる余裕もなく、急いでFAXしなければならないこともあります。
そんなときは、上の左の余白にあて先名、右上に自分の名前を書いて送りましょう。
枚数が複数あるときは、右上に「1/3」「2/3」「3/3」と手書きで通し番号を振ってみてはどうでしょう。
受け取った側は、全部で何枚か、抜けがないかをすぐに確かめられます。
もっとも、最近のFAXには自動で通し番号を振ってくれる機種もあるようです。
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