コピーの取り方のマナー

コピー機の機能を知っておく

今のコピー機は、拡大・縮小はもちろん、ページをそろえて仕分ける機能や、写真の画質を調整する機能など、かなり細かい設定ができます。

カラーコピー機も当たり前になりました。どんな機能があるのかをよく知り、正しく使いこなしてください。

コピーカードで枚数を管理する職場も

コピーを取るときに何より気をつけたいのは、無駄な枚数を取らないことです。

たとえば拡大・縮小のとき、何度も試しにコピーしながら確かめる人がいます。はっきり言って、これは無駄なやり方です。

元のサイズと仕上がりのサイズがわかっていれば、コピーする前に電卓で倍率を出せます。倍率はふつう1%刻みで設定できるので、ほぼ思いどおりに仕上がるはずです。

こうした無駄を減らすため、コピーカードを配って使った枚数を管理している会社もあります。失敗したコピー用紙を捨てずに、裏面をもう一度使うようにしている会社もあります。

ケチくさいと感じるかもしれません。でも、コピーを取るのはあなただけではないのです。1日に、とても多くの紙が使われていることを忘れないでください。

取ったあとの確認はしっかりと

何枚もコピーを取ったときは、失敗したものがないか、1枚ずつ確かめることが大切です。

上司から頼まれた会議用の大事な資料に、かすれたものや曲がったものが混ざっていたらどうでしょう。仕事に差し支えるのは明らかです。

使い終わったあとのマナー

コピー機のトラブルはよくあるものです。紙づまりくらいなら、説明書に従って自分で直しましょう。用紙が切れたら補充し、ガラス面が汚れていたらきれいにしておく心配りも大切です。

使い終わったら、リセットボタンを押して設定を元に戻しておきます。次に使う人への最低限のマナーです。前の設定のまま取ってしまう失敗も防げるので、紙の無駄づかいも減らせます。