整理・整頓で能率アップ

仕事ができる人ほど机がきれい

机の上に、ミニカーがずらりと飾られている。どうやら若い男性社員の席のようです。

その隣の席では、机の周りをコの字に囲むように、かわいらしい小さな人形がぎっしり並んでいます。おもちゃメーカーのオフィスでしょうか。いいえ、ごくふつうの会社です。

別の机には、書類が山のように積まれ、今にも崩れそうです。文房具もあちこちに散らかったまま。

これで必要な書類をどうやって探すのでしょう。書きものをするスペースはあるのでしょうか。

どちらも、はっきりとマナー違反です。

職場の机は、自宅の自分の机とは違います。会社から貸し出されている備品なのです。

そして何より、仕事を効率よく進めるための場所です。机の上を見れば、その人の仕事への姿勢や仕事ぶりまで見えてしまうものなのです。

ファイリングのコツ

机の上が散らかっている人は、たいてい引き出しの中も散らかっていませんか。

最初はがらがらだった引き出しも、いつの間にか書類でいっぱいになるものです。ごみ箱のようになってしまう前に、ファイリングのコツを身につけましょう。

フォルダーやクリアファイルを使い、同じ種類の書類ごとに分けて、見出しをつけておきます。書類はできるだけA4サイズにそろえると、すっきり整理できます。

必要な書類をすぐ取り出せるよう、しまう場所もよく考えておくことが大切です。

書類を捨てる基準を決めておく

年末の大掃除のときなどに、いらなくなった書類はシュレッダーにかけて処分しましょう。プロジェクトが終わった時点で、いったん整理するのもよい方法です。

コツは、自分なりの「捨てる基準」を決めておくことです。