社外文書は格調を重視

社外文書は格調を大切に

社外に向けて文書を出すことは、会社を代表して相手に向き合うことです。失礼のない、礼儀正しい文書であることが求められます。

礼儀を大切にするには、ある程度の格調が必要です。そのため、社外文書には決まった型ができあがっています。

伝えることが目的の社内文書では、効率が優先でした。一方、社外に対しては、まずあいさつから入るのが基本です。下の図では、⑥の部分にこのあいさつが入ります。

本文は頭語で始め、結語で締めくくります。用件である「主文」は、前文と末文で前後をはさみます。この五重の構造で、礼儀と格調を表すのです。

◆頭語:「拝啓」などの書き出し
●前文:時候のあいさつなど
●主文:用件である本題
●末文:締めくくりの言葉
◆結語:「敬具」などの締め

【社外文書の基本書式】

①文書番号
②発行年月日
③あて名
④発信者名
⑤件名
⑥主文
⑦記書き
⑧結び
⑨付記・追伸(添付書類などがあるときに書き添える。「以上」の前に入れてもよい)

頭語と結語の組み合わせ

頭語と結語は、セットになっています。組み合わせで覚えておくと迷いません。特にあらたまった文書では「謹啓→敬白」を使います。

前文を省くときは「前略→草々」です。「前略」は、前文を省くことをあらかじめ断る言葉です。

前文と末文はていねいに

前文には、いきなり本題に入らないためのクッションの役割があります。相手の繁栄を喜んだり、日ごろの感謝を伝えたりする部分です。

末文では、その文書の目的をはっきりさせて締めくくります。「お願い」なのか「お礼」なのか、「依頼」なのかをきちんと書き入れてください。

時候のあいさつを取り入れる

日本には四季があります。月ごとにも、移り変わる季節の味わいが感じられます。

そこから、細やかな時候のあいさつが生まれてきました。とはいえ、今のビジネスの場では、それほど厳密には使われなくなっています。

代わりによく使われるのが、季節を問わずいつでも使える「時下」という言葉です。とても便利なので、ぜひ覚えておいてください。

特にあらたまったあいさつがどうしても必要なときは、下の例を参考にするとよいでしょう。