伝言メモは正確・簡潔に

復唱しながら正確に聞き取る

不在の人あての伝言は、復唱しながらメモを取っていきます。伝言の中身は、本人にはわかっても、事情を知らない人にはわかりにくいことが多いからです。

特に、日時・数量・金額などの数字が出てきたら要注意です。数字の間違いは、あとで大きな問題につながります。

聞き取った内容は、あらためて読みやすく書き直します。机に置くときはテープでとめておくと、なくなる心配がありません。

※補足の内容や、相手の様子(たとえば怒っていたなど)を、あとで本人から聞かれることもあります。これらも忘れずに書いておきます。曜日も省かずに書きましょう。日付の書き間違いに気づけることがあります。

伝言メモには、次の項目がそろっているか確かめてから置きましょう。

• だれあての電話か
• 電話を受けた日付・曜日・時刻
• 相手の社名・部署・名前
• 用件(数字は復唱して確認したもの)
• 折り返しが必要か、相手の連絡先
• 相手の様子や、補足で聞いたこと
• 電話を受けた自分の名前

伝言した相手には口頭でもひと声を

急ぎの電話や大事な電話を受けたときは、本人が戻りしだい「お電話があり、メモを置いておきました」と口頭でも伝えておきます。メモだけだと、見落とされることもあるからです。

また、不在を知った相手が「じゃあ、結構です」と言って切ってしまった場合も、だれから何時に電話があったかはメモに残しておきます。あとで何かと役に立つ情報になります。

外出中の本人から伝言の確認の電話が入ったときは、伝え終わったメモに「済み」と書いておきます。こうしておけば、本人からもう一度電話があったとき、新しいメモの分だけ伝えれば済みます。