あなどれない名刺交換術

名刺交換の意味と礼儀

名刺は、あなたの分身です。初めて会う人に、その分身を差し出すところからビジネスは始まります。

ですから、名刺は専用の名刺入れにきちんとしまっておきましょう。汚れたり折れ曲がったりした名刺を渡すのは厳禁です。あなた自身が雑な人だという印象を与えてしまいます。

名刺は、目下の者から先に差し出すのが礼儀です。また、自分が訪問した側なら、相手が年下であっても先に出します。

相手が複数いるときは、役職の高い人から順に渡していきます。上司と一緒のときは上司を立てて、先に名刺交換をしてもらいましょう。

名刺を渡すとき、受け取るときのマナーは次のとおりです。注意点がいくつかあるので、気をつけてください。

名刺交換が終わって席に着いたら、いただいた名刺は手元に置いておきます。相手が何人かいるときは、座っている位置に合わせてテーブルの上に並べると、名前と顔を一致させやすくなります。

気をつけたいのは、いただいた名刺にその場でメモを書き込むこと。これはたいへん失礼です。そして言うまでもありませんが、いただいた名刺を置き忘れて帰るのはもってのほかです。相手にとっても、名刺は大切な分身なのですから。

紹介役をつとめるときの注意

上司を取引先の人に初めて引き合わせるときは、まず自分の上司を先に紹介します。

このとき、自分の上司を「○○部長」と「名前+役職」で呼んではいけません。「こちらが、私どもの部長の○○です」と言います。社外の人に対しては、身内である上司を呼び捨てにするわけです。

上司を紹介したら、次に取引先の方を上司に紹介します。こちらは「こちらが、いつもお世話になっている□□部長でいらっしゃいます」と、「名前+役職」のきちんとした形で紹介します。

名刺のこんな使い方も

名刺は相手に直接手渡すのが基本ですが、ほかにも次のような使い方があります。

1. パーティーに出席したとき、胸元の名札として使う
2. 他社を訪ねて相手が不在だったとき、名刺を置いて帰る。名刺に「近くまで参りましたので、お寄りしました」などとひと言書き添えるのもよいでしょう
3. 初対面の人から資料の送付を頼まれたとき、資料に名刺を添えて送る

こうした場面でも、名刺は役に立ちます。

自分の名刺の管理

社外で名刺交換をしていると、思ったより相手が多く、途中で名刺が切れてしまうことがあります。外出の前には、名刺の補充が必要かどうかを確かめる習慣をつけましょう。

残りが少なくなったら、早めに総務などへ発注を頼みます。万一に備えて、定期入れや財布にも予備の名刺を入れておくと安心です。

パーティーや展示会など、名刺がたくさん必要になる場面もあります。そんなときは多めに持っていきましょう。